百虑亨通 思齐致达
海外石油工程投标书翻译
petrostar

     海外石油工程承包市场竞争异常激烈,参与国际石油工程招标,是打进国际石油市场必经途径之一。因此,标书编译是国际石油工程投标必须考虑的一个重要环节。由于一些投标人缺乏海外竞标经验以及存在着语言沟通的缺陷,因此一支高效、专业的标书翻译编制团队是保障投标成败的前提条件。本文根据百通思达翻译咨询公司(STC)几年跟踪海外石油工程项目的经验,对翻译公司在投标书的翻译编制中担当的角色和应注意的问题进行了分析总结。

     关键词:国际石油工程、投标书、标书翻译编制、翻译公司、招标文件

     近些年,随着油价的飚升,各国油公司加大投资,海外石油工程市场日趋活跃。中国石油石化的物探、钻井、录井、测井、地面工程建设、井下作业、采油等工程队伍纷纷将战略目光投向海外石油工程承包市场,经过几年的发展,海外投资及石油工程承包业务取得了长足的进展和显著的成绩,国内石油工程公司将向海外拓展作为实现自身可持续发展的重要保障。

     进入国际石油勘探开发及地面工程承包市场的最重要的一环就是招投标。在投标过程中,投标商除了要搜集和精心研究招标信息、对业主进行全面调研分析、准备投标资料并适时调整报价策略,还应该用招标书规定的语言准确地表达投标内容。如果标书语言不准确,编排不规范,投标商实力再强也难以中标。

     目前中国石油石化在海外的项目集中在哈萨克斯坦、阿尔及利亚、吉尔吉斯斯坦、阿塞拜疆、蒙古、伊朗、古巴、苏丹、委内瑞拉、科威特、刚果、埃及、沙特阿拉伯和阿联酋等国家,其涉及的语言主要为英语、法语、俄语和西班牙语等。由于石油语言的专业性以及多种语言的存在,加上部分投标商缺少标书编制经验,这就要求有一支具备石油专业语言行家和熟知国际标书的编译体例的翻译咨询队伍,为投标商进行投标书的编译服务。

     近年来,百通思达翻译咨询公司完成了大量的海外石油勘探开发项目的资料翻译和标书制作任务。公司严格遵循国际石油行业的惯例,使标书从格式、内容到排版装订专业规范,为多家投标商在海外石油项目上中标提供了强有力的保证。

     下面针对海外石油工程项目标书翻译编制中翻译公司应担当的角色提出一点看法,供大家参考。

     一、熟知海外石油工程投标书的编写体例

     翻译公司在海外石油工程投标编译过程中,不应仅仅是充当语言的使者,而且必须熟知国际石油工程的投标书内容和格式,这样才能用专业的语言编译出合乎国际石油惯例的投标书。

     目前在海外石油工程招标中,不论何种语言,但所采用的投标格式几乎是一致的。

     投标文件一般由技术和商务两部分组成。其中商务部分主要涉及的是价格因素,技术部分内容主要包括如下几个方面:

     投标函。亦称投标说明函,是投标书的开场白,它要求用非常精练的语言向招标方描述投标方的实力和投标的目的,并承诺中标后完成项目的能力。有的招标书中附有投标函格式,投标时只需要填写要求内容即可。

     投标声明。一般为招标文件中提供的模板,需按要求进行填写。主要包括公司名称、总部地址、公司的法定形式、公司注册资本、公司工商注册号和日期、合同执行地点、公司法人和声明人姓名、国籍、出生日期和出生地、公司经营状况及相关承诺等。

     公司简介。是招标方了解公司的窗口,公司简介要充分反映公司的资历、能力,但应概括简练。

     公司章程。公司章程是投标商向招标方表明信用和让其了解公司组织和财产状况的重要法律文件。公司章程公开申明了公司宗旨、营业范围、资本数额以及责任形式等内容,为公司进行经济活动提供了条件和资信依据。

     母公司保函。

     授权书。

     最近三年的资产负债表及评估报告。

     营业执照等经营资质复印件。包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。

     相关工程经历(业绩)及资质证明。是昭示公司实力的部分,应全面、简洁地反映投标商在类似工程中的经历以及各种质量证书等。

     人力资源。组织机构和项目人员简历等,以及投标方人员培训政策和计划

     健康、安全和环境规章制度(HSE)。HSE已被国际石油工程界提高到非常高的程度,内容涉及范围:从作业现场废物处理管理规定到井喷工作控制程序,从最小工作安全保障标准到爆炸物、化学品的现场管理,从现场安全标志安放位置的规定到紧急事故处理程序,从现场工作人员劳保用品着装的规定到HSE的审查和自查规定,从现场人员住房最低空间标准、卫生间和厨房最低卫生要求到现场医务所和药品最低标准规定等等,可以说是达到事无巨细的地步。HSE工程师在国外施工现场的作用已被排在作业经理的前面,HSE工程师对工程进展拥有一票否定权。因此,在作标书时,我们必须高度重视招标文件中有关HSE的部分,并针对本施工作业的特点和水平,制定合理的HSE方案和预案,以满足业主的HSE要求。

     填写招标书的附件技术答疑。根据招标书附件的答疑模板,做出相应的回答,以最大限度地满足业主的要求。

     合同范本。招标文件中的合同条件不仅是投标人编制投标书的依据,也是未来合同的基础。

     投标文件的编译质量,直接关系到投标人中标的机率。翻译公司应严格依照国际惯例和招标文件要求的内容和格式等编写,并将投标方的优势传递给业主方。

     二、投标书翻译编制和递送程序

     翻译公司在海外石油工程项目中为投标商进行投标书的翻译编制及投递主要分为如下几个阶段:

     1、制订投标书编制计划

     翻译咨询公司在接到标书翻译编制委托后,应立即着手从招标书的投标人须知中寻找标书的投标截止日期。任何招标书都规定了投标期限,在该日期之后投递的所有标书都视为废标(以邮戳时间为准)。所以在标书翻译编译时为避免标书投递延误,应根据标书的投标截止日期,制订翻译编制计划。编制计划应包括详细的标书制作环节、时间及执行人,确保每一个环节的衔接,保证投标书按时递送。

     投标书翻译编制计划应包括但不限于如下内容:

     标书翻译编制负责人

     向投标方提交招标文件(翻译件)的期限。

     投标方提交翻译编制标书基础材料的期限。

     基础材料翻译和校对的期限。

     编制排版的期限。

     标书打印装订的期限。

     标书密封递交的期限。

     2、与投标商一起精心研究招标文件

     招标文件通常包括投标人须知、工程范围描述、合同文本等。招标文件是编译投标书的主要依据,是准备投标资料必须遵循的“宪法”,翻译公司应及时地将准确专业的招标文件(翻译件)提交给投标人。

     精心研究招标文件,反复阅读理解招标书的内容,吃透招标书所有相关信息,是编制投标书的关键。翻译公司应与投标商一起弄清几个要素:

     投标书递送截止日期。

     项目招标文件规定投标使用的语言。除了规定的一种语言外,有些招标资料规定技术标部分的部分技术资料可以接受使用英语(或其他语言)。

     付款条件及增值税、海关税务、企业所得税等。

     工作范围的准确界定。如果对工作量的理解含糊不清,则商务报价的准确性就无从谈起。

     工期的要求。业主标书中要求的工期,必须无条件满足,还要根据总工期编制项目执行计划(包括工程项目总体网络进度图、费用、工期及资源配置计划)等,最大限度地满足业主的需求。

     项目执行过程中遵守的国际规范和标准。

     招标文件中所附合同文本。是确定工作责任和商务报价的基础。

     标书有效期。标书在截止日期起至某日以内有效。也就是说在上述期限内投标商应对其投标书负责。

     招标文件资料翻译完成后,并不是该阶段翻译工作的终结。翻译公司应该对照原文仔细核对一些模糊或有争议的问题,并对于投标商提出的一些问题对照原文进行解答。对于需要向业主澄清的问题,应及时用标书规定的语言要求业主进行澄清。

     3、帮助投标商更改补充完善投标内容

     翻译公司在投标商提供了投标基础资料应立即启动编译工作,主要包括如下步骤:

     1)投标基础资料的准备。

     投标商根据招标文件和问题澄清等准备相关投标资料。翻译公司根据所提供的资料提出自己的建议,更好地完善标书的基础内容,并以备忘录的形式列出标书目录清单。并对资料进行记录和详细审核。对于不合乎要求或遗漏的部分及时通知投标商。

     2)石油专业翻译与校对。

     确定石油专业的所需语言的译员,要求译员仔细阅读招标原件和翻译件,及时发现招标资料的有用信息或遗漏信息。进一步对投标资料提出建议。在此基础上,翻译投标资料。投标资料的专业词汇或术语应与招标资料中出现的词汇或术语保持一致。对翻译资料进行校对和审核,确保通顺和专业性。

     3)根据国际工程项目投标书的格式进行编排。

     完成一项海外石油工程投标工作除了采用常规的投标策略和技巧外,专业的语言和熟知标书编写国际惯例尤显重要。按照国际惯例,评标时,评标委员会首先要看投标书是否符合招标文件中规定的格式,如有差错,投标书一律作废。因此在制作标书的过程中,任何一个小的格式错误或其他小疏忽都会造成投标工作前功尽弃,前面的努力付之东流,所以我们应严格按照国际标准和惯例来制作标书。编排时需注意以下几点:

     按目录顺序添加投标资料的翻译件和招标资料中的附件。有的附件需要按要求进行填写,有的需要原封不动的附加在投标书中。投标书的编排应包括封面、扉页、目录、正文、页眉、页角、插图、表格、字体、字号、页面的纵向或横向等等及封底,保证标书从整体上显得整洁美观。

     标书正文内容应有页眉和页脚。页眉一般应有投标商或母公司的徽标、公司名称、项目名称。页脚应标明商务标或是技术标,并标有页码。

     标书的封面和封底应涵盖技术标(商务标)、原件(副本)、项目名称、投标编号、投标商名称、日期、徽标、地址、通讯方式等信息。如果根据项目性质或投标商有代表性的照片编排在封面和封底上能够起到良好的效果。

     4)综合校对和打印装订。

     标书编排完成后,应对每个部分的内容,章节的序号,前后的一致性进行综合校对。确保整体标书的和谐统一。审核无误后进行打印装订。

     5)签字。

     标书打印装订后,应让授权人和声明人等进行签字并注明签署日期。有的招标书要求整个标书由投标商法人会签,在所完成的标书的每一页签进行签字。

     6)标书的递交。

     完整的标书递交给业主时,多使用双层密封信封,并注明“切勿开启”。信封外应注明投标名称和编号。信封外面既不能有投标者的姓名,也不能有任何识别性符号。除上述内容外,只能在信封外填写招标书中所提供和要求的标书寄往地址。

     三、翻译公司在标书翻译编制时需注意的问题

     由于许多参与海外石油工程项目的公司本身存在标书规定的语言沟通的缺陷,所以作为翻译咨询公司在标书翻译编制过程中,承担的不应仅仅是单纯的翻译任务,而是应该详细了解业主所在国的基本情况,与投标公司仔细研究招标文件,在投标商根据招标文件或翻译公司的要求提供了投标的基础资料后,进行翻译、建议、编制乃至投标书递送。所有这一切都直接关系到标书编制的内容质量和严谨性,并且是否能够在第一阶段通过技术标的评标,因此这就更加大了翻译咨询公司的责任要求。在标书翻译编制过程中翻译公司需注意如下问题:

     1、了解业主所在国的相关情况

     翻译公司应详细了解海外石油工程项目业主国的基本情况,包括合同履行地的当地条件和现行法律法规,以及有关业主国工程的规定和执行标准。熟悉国际石油工程投标涉及的许多国际贸易知识,如投标函、履约保函、信用证、保险、关税、运输、报关清关、国际项目运行通用规则、FIDIC条款,以及涉及国际惯例的各类商务价格术语等。如果对此不清楚或缺乏了解,则无法在标书的编译中为投标商提供更好的服务。

     2、配合投标商分析研究合同条款和对招标文件进行问题澄清

     投标商须知和招标文件中所附合同条款是投标时应该认真考虑的内容。投标人须知明确了如何准备标书的基本条件。合同条款明确限定了所需进行的工作范围,规定了业主和投标人双方的权利、义务和责任,是双方必须遵守的规则、保护自己合法权益的依据以及出现争端时进行判断和仲裁的基础。

     翻译公司和投标人应认真审阅招标文件,尽力澄清一切疑点,以便准确地编译投标书。投标商须知和招标文件中所附合同条款中出现的模糊、不可理解等问题可能由于几种原因造成的。一是在翻译过程中出现的错误,或者理解上问题,这需要进一步对照原文进行认真地确认,以消除疑义;二是投标商须知和招标文件中所附合同条款的某些条款不合理,影响了投标商的利益。三是印刷或笔误造成的。后两种情况必须向业主进行质疑,翻译公司应该将非翻译原因造成的问题协助投标人问题澄清,并避免一切因语言问题造成的歧义。

     3、建立专业的石油工程翻译投标咨询团队

     国际石油工程投标的复杂性和特殊性,决定了其使用语言的专业性。如果不具备熟练的石油工程外语能力,就无法大量全面地获取各方面的商务、石油工程技术信息,因而也难以高质量地完成国际石油工程项目标书的翻译编制工作。

     任何单纯语言专业的译员都难以对石油工程进行规范表达。尤其是一些专用行话更是难以表述。这就要求我们的标书编译团队的队员应该是石油一分子,而且必须精通国际商务、石油工程专业技术、和招标文件规定的语言,并且熟悉国际石油工程招投标运作模式,这样才能具备编译规范标书的基本条件。

     4、与投标商的沟通

     在标书翻译和编制过程中,翻译公司和投标商的利益就紧密结合在一起,双方应该相互信任,遇到问题及时沟通,确保按时高质量地递送投标书。

     翻译公司应及时给投标商提供符合国际石油工程的标书编制方案,为投标商当好标书编制的参谋。投标商有时提供的原始投标资料不够完整,或者有不合理之处,翻译公司应该及时索要资料或者根据国际投标惯例提出一些合理化建议,规避废标或不中标的可能性,从而为成功中标奠定基础。

     总之,在海外石油工程项目投标过程中,一个专业的翻译投标团队是保证投标成功的关键,翻译公司应担负了重要角色的职责,既要熟悉国际石油工程标书的格式内容,又要给投标商提供全方位的咨询服务。利用专业翻译和国际石油工程经验编制成标准的投标书,从而为中标奠定良好的基础。随着石油工程公司国际化经营程度的不断提升,高效、专业的标书翻译编制团队将在投标过程中起到越来越重要的作用。